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REGOLAMENTO IN MATERIA DI TERMINE, DI RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO E DEL DIRITTO DI ACCESSO AI DOCUMENTI AMMINISTRATIVI PARTE I DISPOSIZIONI GENERALI
CAPO I - IL DIRITTO DI ACCESSO
Articolo 1 Fonti e finalità
Il presente regolamento determina, in attuazione delle disposizioni della legge 8 giugno 1990
n.142, delle disposizioni della legge 7 agosto 1990 n. 241, del D.P.R. 27 giugno 1992 n. 352 e
dello statuto comunale, le misure organizzative per l’esercizio del diritto di accesso ai documenti
amministrativi ed alle informazioni in possesso dell’amministrazione e dei soggetti che gestiscono
pubblici servizi, in modo da garantire la trasparenza, l’imparzialità e la pubblicità dell’attività
amministrativa, la partecipazione consapevole all’attività del comune da parte dei cittadini e la
conoscenza di ogni informazione utile allo svolgimento dell’attività giuridica, economica, sociale,
familiare e professionale dei soggetti di diritto e degli enti di fatto.
CAPO II - OGGETTO DEL DIRITTO DI ACCESSO
Articolo 2 Definizione di documento amministrativo
1. Costituisce documento amministrativo ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica,
ele ttromagnetica e di qualunque altra specie del contenuto dei documenti, anche interni, formati
dagli organi del comune, o di atti di altre pubbliche amministrazioni o, comunque, di documenti
stabilmente detenuti dall’ente e dallo stesso utilizzati ai fini della propria attività
amministrativa.
2. Oggetto dell’accesso possono essere: provvedimenti conclusivi del procedimento
amministrativo, gli atti procedimentali, gli atti e documenti versati nei procedimenti
amministrativi a fini istruttori, nei limiti stabiliti dal presente regolamento a tutela della
privacy degli interessati. L’accesso è consentito anche rispetto al provvedimento finale da
sottoporre a controllo, purché l’interessato sia avvertito della inefficacia dell’atto.
3. Il diritto di accesso si esercita rispetto a specifici atti o documenti amministrativi e
non può dar luogo a controlli generalizzati, né può essere effettuato a scopo
emulativo.
CAPO III - I SOGGETTI
Articolo 3 I soggetti ed il diritto di accesso ex L. 241/90
1. In conformità dell’art. 22 della L. n. 241/90, il diritto di accesso ai documenti
amministrativi è esercitato da chiunque abbia un interesse personale e concreto alla conoscenza del
documento finale, per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti.
2. Possono presentare richiesta di accesso: persone fisiche e giuridiche, associazioni,
comitati, istituzioni, portatori di interessi collettivi o diffusi che dimostrino la titolarità di
un interesse alla conoscenza degli atti del procedimento o del provvedimento finale per la cura e
tutela di una situazione soggettiva giuridicamente rilevante, anche se non classificabile in
termini di diritto soggettivo o di interesse legittimo.
Articolo 4 I soggetti ed il diritto di accesso ex L. 142/90
1. Allo scopo di perseguire una partecipazione effettiva alla vita del comune, in conformità
all’art. 7 della L. n. 142/90, possono accedere agli atti amministrativi ed alle informazioni in
possesso della amministrazione comunale:
a) tutti i cittadini residenti nel comune dotati della capacità di agire;
b) i rappresentanti delle: - associazioni ed istituzioni registrate per l’a
ttività di partecipazione che svolgono nel comune; - organizzazioni di volontariato iscritte nei
registri di cui all’art. 6 della L. n. 266/91; - associazioni di protezione ambientale riconosciute
ai sensi dell’art. 18 della L. n. 349/86; - associazioni ed istituzioni di cittadini che hanno sede
nel comune e che pur non rientrando fra quelle suindicate, svolgono nel territorio comunale
attività ricreativo-sportiva, sociale, culturale ed economica di interesse generale; - persone
giuridiche pubbliche o private che hanno sede o centro di attività nel territorio
comunale.
Articolo 5 Il diritto di accesso dei consiglieri comunali
1. I consiglieri comunali hanno diritto di ottenere dagli uffici del comune nonché dalle
aziende ed enti dallo stesso dipendenti, tutte le notizie e le informazioni in loro possesso, utili
all’espletamento del proprio mandato, secondo quanto dispongono il quinto comma dell’art.31 della
L. n. 142/90 e l’art. 24 della L. n. 816/85.
2. I consiglieri comunali hanno diritto di accesso, ivi compreso il rilascio di copie, agli
atti dell’amministrazione di appartenenza ed ai documenti amministrativi formati dall’a
mministrazione o dalla stessa stabilmente detenuti, ai fini dell’espletamento del mandato.
3. I consiglieri esercitano i diritti previsti nel presente articolo mediante richiesta al
responsabile del servizio dell’accesso, ai responsabili dei servizi o al Segretario
Comunale: a) per l’accesso alle informazione e la visione degli atti, mediante richiesta
formulata, anche verbalmente; b) per il rilascio di copie degli atti e documenti amministrativi,
mediante formale richiesta contenente l’indicazione specifica degli atti e documenti
richiesti.
4. I consiglieri comunali sono tenuti al segreto nei casi stabiliti dalla legge e non possono
in nessun caso utilizzare, per fini diversi da quelli istituzionali, le informazioni desunte dai
documenti ed atti conosciuti per lo svolgimento del mandato. È comunque consentita ai consiglieri
comunali la visione degli atti e dei documenti segretati. 5. Le norme stabilite dal presente
articolo si applicano a tutti gli amministratori comunali nonché ai revisori dei conti.
CAPO IV - ORDINAMENTO DEL SERVIZIO
Articolo 6 Istituzione del servizio
1. L’esercizio del diritto di accesso è assicurato con l’istituzione di un apposito servizio e
viene effettuato direttamente dalle unità organizzative nelle quali è articolata la struttura del
comune. Qualora fosse già previsto dal regolamento comunale sull’ordinamento degli uffici e servizi
adottato dalla giunta, il servizio del diritto di accesso può essere svolto dall’ufficio relazioni
con il pubblico.
2. Il servizio, per ogni unità organizzativa, nell’ambito delle competenze attribuite alla
stessa unità dall’ordinamento comunale, provvede a tutte le procedure relative all’accesso, alla
visione degli atti e dei documenti amministrativi ed al rilascio di copie degli stessi.
3. Per la visione dei documenti, atti e pubblicazioni può’ essere allestito un apposito
locale; in mancanza di un locale idoneo la visura degli atti e documenti deve svolgersi nell’u
fficio del responsabile del diritto di accesso.
4. I dirigenti/responsabili di servizio, singolarmente o riuniti in conferenza, definiscono la
ripartizione, nell’ambito di ciascuna unità organizzativa, delle competenze inerenti il servizio
per l’accesso, con l’individuazione dei preposti e dei responsabili del servizio stesso, nonché
degli eventuali sostituti e dei relativi compiti.
5. Ciascuna unità organizzativa istituisce un protocollo sezionale relativo alle procedure di
accesso, sul quale sono registrate richieste, scadenze, tempi e natura delle risposte. Il
protocollo è tenuto dal responsabile del procedimento per l’accesso o da un suo
collaboratore.
Articolo 7 Ufficio relazioni con il pubblico
1. L’ufficio relazioni con il pubblico, se istituito, deve garantire, mediante la gestione
dell’intero procedimento di accesso ai documenti formati dagli altri uffici della amministrazione,
il servizio del diritto di accesso, dei diritti di partecipazione procedimentale, l’informazione
relativa agli atti e allo stato del procedimento.
2. In conformità dell’ordinamento degli uffici adottato dalla giunta, l’U.R.P. deve essere
dotato di personale, impianti tecnologici ed informatici di collegamento con le unità organizzative
del servizio di accesso nei diversi settori dell’amministrazione, con le relative banche dati, e
con l’archivio.
3. Il dirigente dell’ufficio/responsabile di servizio provvede a nominare il responsabile del
procedimento di accesso e le rispettive competenze.
4. L’U.R.P. deve provvedere a:
a) ricevere le richieste di accesso alle informazioni, agli atti, e
documenti amministrativi, le richieste formali amministrativi, e di rilascio di copie;
b) curare il protocollo delle richieste;
c) decidere sull’ammissibilità delle richieste tenuto conto delle
esclusioni e limitazioni stabilite dalla legge e dal regolamento;
d) consentire la visione degli atti, documenti, pubblicazioni presso l’u
fficio del responsabile del procedimento di accesso, ovvero in caso di
complessità della visura, o quando l’interessato ne faccia richiesta, la visione deve essere
consentita negli appositi locali predisposti per tale attività;
e) predisporre un servizio di sorveglianza durante la visione dei documenti
in originale od in fotocopia autenticata;
f) rilasciare copia degli atti e documenti che hanno in disponibilità
;
g) inviare, con l’indicazione del termine entro il quale fornire la
risposta, l’istanza di accesso, al responsabile del procedimento dell’unità organizzativa
competente per materia, se l’atto o il documento non è in loro possesso ;
h) segnalare ai dirigenti/responsabili di servizio delle unità organizzative
interessate per materia le richieste alle quali non è stata data risposta, entro il termine fissato
per il procedimento.
Articolo 8 Rimborsi e diritti di segreteria
1. Con deliberazione della giunta comunale sono stabiliti i rimborsi per il costo di
riproduzione da corrispondersi da parte di chi richiede la visura di atti e documenti nella
disponibilità dell’amministrazione comunale per l’estrazione di copie.
2. Tali rimborsi dovranno essere commisurati al costo effettivo dell’operazione richiesta
(visione o fotocopiazione). I rimborsi stessi dovranno essere riferiti a ciascuna pagina e dovranno
prevedere una riduzione dell’importo al crescere del numero delle pagine e non dovranno essere così
elevati da rendere difficile l’accesso. Per il rilascio di copie autenticate devono, inoltre,
essere corrisposti i diritti di segreteria.
3. I rimborsi ed i diritti di segreteria si riscuotono mediante l’apposizione di marche
segnatasse sulla richiesta presentata dall’interessato, da parte del responsabile dell’accesso, o
consegnando le stesse marche in caso di accesso informale.
Articolo 9 Guida informativa
1. Può essere disposta la pubblicazione, in veste economica, di una guida amministrativa
del comune contenente l’organigramma delle unità organizzative comunali, la loro ubicazione ed i
numeri di telefono, i nominativi dei dirigenti/responsabili di servizio e dei responsabili dei
procedimenti di accesso, l’indicazione delle competenze di ciascuna struttura. La guida viene
distribuita presso gli uffici ed i servizi comunali, le edicole, le librerie ed altri centri di
affluenza dei cittadini.
Articolo 10 Pubblicazioni nell’albo pretorio
1. In un locale del palazzo comunale è collocato, a disposizione del pubblico, l’albo pretorio
del comune, in modo da garantire la conoscenza e lettura degli atti esposti e, insieme la loro
conservazione senza possibilità di alterazioni o sottrazioni.
2. Tutte le deliberazioni del consiglio e della giunta, compresi gli atti in essi allegati
sono rese pubbliche mediante affissione nell’albo pretorio Le ordinanze del sindaco, gli avvisi di
convocazione dei consigli, gli avvisi di gara, i risultati delle gare, i bandi di concorso, gli
avvisi di rilascio di concessione edilizia, gli elenchi mensili dei rapporti di polizia giudiziaria
in materia di violazione edilizia, l’albo dei beneficiari di provvidenze economiche e tutti gli
atti che per norma di legge o di regolamento devono essere pubblicati ufficialmente, sono affissi
all’albo pretorio per il tempo stabilito dalle disposizioni suindicate. Una determinata sezione
dell’albo è riservata alle pubblicazioni di matrimonio.
PARTE II DISPOSIZIONI IN MATERIA DI RESPONSABILE DEL PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO E TERMINI
PROCEDIMENTALI CAPO I Articolo 11 Fonti e finalità
1. Le disposizioni che seguono sono adottate in conformità ed in attuazione degli artt. 2, II
c. e 4 della L. n. 241/90, al fine di garantire l’efficacia e la trasparenza dell’attività
amministrativa.
CAPO II - L’UNITA’ ORGANIZZATIVA
Articolo 12 Definizione dell’unità organizzativa
1. L’individuazione dell’unità organizzativa responsabile è operata dal dirigente/responsabile
di servizio.
2. Possono essere individuate quali unità organizzative responsabili: a) i servizi; b) le
strutture equiparate al servizio dall’ordinamento degli uffici; c) le unità operative complesse e
organiche.
3. Per ciascun tipo di procedimento è individuata, quale responsabile, una unità organizzativa
interna.
4. L’unità organizzativa responsabile costituisce, all’interno degli uffici comunali, la
struttura di riferimento per i procedimenti attribuiti alla sua competenza.
5. Per i procedimenti per i quali non è stata individuata l’unità organizzativa responsabile
ai sensi dell’articolo precedente, la responsabilità ad adottare l’atto conclusivo spetta al
servizio competente, ai sensi dell’ordinamento interno degli uffici.
Articolo 13 Individuazione dell’unità organizzativa
1. E’ individuata quale responsabile una unica unità organizzativa per l’intero procedimento,
anche se il medesimo comprende fasi di competenza e di strutture diverse.
2. Di norma è individuata quale responsabile l’unità organizzativa competente ad adottare,
secondo l’ordinamento interno, l’atto conclusivo del procedimento.
3. Quando il procedimento amministrativo è gestito da due o più uffici, l’unità responsabile
della fase iniziale risponde dell’iter procedimentale, provvedendo a tutte le relative incombenze,
fino all’acquisizione degli atti da parte dell’unità organizzativa competente ad intervenire in
successione temporale per portare a termine il procedimento (che dovrebbe essere quella competente
ad adottare il provvedimento finale). In tali casi il responsabile dell’unità organizzativa
inizialmente competente deve comunicare agli interessati le unità organizzative che intervengono
successivamente.
Articolo 14 Responsabile del procedimento
1. E’ responsabile del procedimento amministrativo il funzionario (dirigente/responsabile di
servizio) che è preposto all’unità organizzativa responsabile del procedimento.
2. Tale funzionario può, con proprio ordine di servizio, nominare responsabile di un singolo
procedimento o di una intera categoria di procedimenti, altro funzionario anche sottordinato,
incardinato nella medesima unità organizzativa, in possesso di qualifica funzionale adeguata
.
3. L’unità organizzativa responsabile del procedimento, il nominativo del responsabile del
procedimento, l’ubicazione dell’ufficio del responsabile e l’orario in cui lo stesso è a
disposizione del pubblico, sono comunicati ai soggetti interessati ai sensi dell’art.7 della L. n.
241/90.
Articolo 15 Compiti del responsabile del procedimento
1. Il responsabile del procedimento o del sub-procedimento, iniziato il procedimento d’ufficio
od ad istanza di parte, pubblica o privata, ai fini istruttori, valuta, le condizioni di
ammissibilità ed i requisiti e presupposti che siano rilevanti per l’adozione del provvedimento
finale; accerta d’ufficio i fatti richiamati; dispone, se ne è direttamente competente, il
compimento e l’acquisizione di atti necessari, in caso diverso ne promuove l’adozione presso gli
uffici o i servizi competenti ed adotta ogni altra misura per una sollecita ed adeguata
istruttoria.
2. Provvede a curare la comunicazione dell’avvio del procedimento ai soggetti indicati nell’a
rt. 7 I c. della L. n. 241/90, dalla quale devono risultare: l’informazione dell’inizio del
procedimento, la sua identificazione, la sua data di inizio, l’unità organizzativa responsabile, l’i
ndicazione del responsabile del procedimento, il termine entro il quale deve essere adottato il
provvedimento finale, i locali e gli orari in cui quest’ultimo riceve i cittadini, l’avvertimento
che è possibile presentare memorie, documenti, e quant’altro necessario. Se il numero dei
destinatari è elevato, ovvero concorrano particolari esigenze di celerità, può disporsi una
comunicazione in modo collettivo ed impersonale mediante affissione all’albo pretorio e relativa
affissione di manifesti murali nonché la pubblicazione sui quotidiani a maggiore diffusione
locale.
3. In tale ipotesi la comunicazione si da per avvenuta a far tempo dalla affissione all’albo
pretorio.
4. Può inoltre chiedere: il rilascio di dichiarazioni o rettifiche di precedenti documenti
depositati e l’indizione della conferenza di servizi o promuoverla presso l’organo competente ad
indirla, nei casi in cui è contemplata la sua operatività.
5. All’esito della istruttoria , ove ne abbia la competenza adotta il provvedimento finale,
ovvero trasmette gli atti all’unità organizzativa competente.
6. Il responsabile del procedimento è tenuto a rispettare il termine finale di adozione del
provvedimento conclusivo del procedimento.
7. Il responsabile del procedimento risponde dell’omissione o ritardo nell’adozione del
provvedimento finale nei confronti del dirigente/responsabile di servizio della struttura di
appartenenza dell’unità organizzativa, il quale può dare luogo ad un giudizio di responsabilità in
vista dell’applicazione delle sanzioni disciplinari più opportune e della valutazione di eventuali
danni prodotti .
8. Inoltre può essere soggetto alla richiesta di risarcimento danno od indennizzo da parte
dell’utente dal momento in cui entrerà in vigore il regolamento di attuazione previsto dall’art.20
della L. n. 59/97
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